Huishoudelijk Reglement Stichting de Noord-Hollandse Molenfederatie conform artikel 12 van de Statuten, zoals geldend per 7 oktober 2010.
Algemene bepalingen
Artikel 1
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. Statuten: De Statuten van de stichting “de Noord-Hollandse Molenfederatie”, zoals vastgesteld op 7 oktober 2010.
b. Bestuur: Het bestuur van de stichting, zoals vermeld in artikel 3 lid 1van de Statuten, bestaat uit een algemeen bestuur en een dagelijks bestuur.
c. Huishoudelijk reglement.
1. Het bestuur is bevoegd volgens art. 12 van de Statuten om een huishoudelijk reglement op te stellen.
2. In de Statuten (art. 13 lid 1) is uitdrukkelijk bepaald hoe het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld, gewijzigd en beëindigd.
Eisen toegelaten stichtingen en geledingen.
Artikel 2
a. Het bestuur stelt regels op over de eisen waaraan de “toegelaten stichtingen en geledingen” moeten voldoen. Deze regels maken deel uit van het huishoudelijk reglement.
b. Een stichting, vereniging of geleding verzoekt schriftelijk om als “toegelaten stichting, vereniging of geleding” in aanmerking te worden genomen.
De samenstelling van het bestuur
Artikel 3
a. Het Dagelijks Bestuur dat in de AB-vergadering van 25 februari 2010 is gekozen stelt een aftreedschema op volgens art 3 lid 5 van de Statuten.
b. Aftreedschema Dagelijks Bestuur De eerste volgende AB-vergadering wordt een rooster van aftreden opgesteld zodanig dat ieder jaar een lid van het DB aftreedt c.q. wordt herbenoemd.
c. Volgens artikel 3, lid 5 bedraagt een zittingsduur vier jaren en deze kan twee keer met een periode van vier jaren worden verlengd. Algemeen bestuursleden die geen zitting meer hebben in hun vertegenwoordigende organisatie treden in de volgende vergadering af
d. Leden worden benoemd uit het Algemeen Bestuur behalve de voorzitter en het lid dat in dienst van de Stichting Cultureel Erfgoed Noord-Holland de activiteiten van de federatie uitvoert. Deze worden door de leden van het DB buiten de leden van het AB om benoemd.
e. Het Dagelijks Bestuur is bevoegd een voordracht te doen voor een voorzitter in het geval de fungerende voorzitter zich niet verkiesbaar meer stelt.
f. Op voordracht van het Dagelijks Bestuur wijst het Algemeen Bestuur een vice-voorzitter aan die in het geval van afwezigheid van de voorzitter zijn plaats inneemt. Volgens art 5.6 Statuten is dat het langst zittend bestuurslid.
Bestuursvergaderingen
Artikel 4
a. Algemene bestuursvergaderingen worden gehouden in overeenstemming met het gestelde in artikel 5 e.v. van de Statuten. Deze vergaderingen vinden ten minste twee keer per jaar plaats.
b. Het Dagelijks Bestuur stelt aan het Algemeen bestuur de datums voor, met ten minste een reservedatum.
c. Bestuursleden kunnen agendapunten bij het Dagelijks Bestuur aanmelden. De uitnodiging voor de bestuursvergadering wordt twee weken voor de datum opgestuurd. Waar mogelijk worden de agendapunten nader toegelicht. 2 Als er besluitvorming nodig is, wordt een conceptbesluit geformuleerd. Bij de oproeping tot deze vergaderingen zal steeds, waar mogelijk, relevante informatie, de agendapunten betreffende, worden gevoegd.
d. Het Dagelijks Bestuur vergadert ten minste zes keer per jaar.
Bevoegdheden van het Bestuur
Artikel 5
a. Het Bestuur heeft, binnen de bepalingen van de Statuten, alle bevoegdheden, voor zover deze op grond van wettelijke of andere bepalingen niet toekomen aan organen buiten de vereni-ging.
b. Het Dagelijks Bestuur draagt het Algemeen Bestuur een deskundige voor die bevoegd is over de balans en de staat van baten en lasten een verklaring van rechtmatigheid en getrouwheid af te geven.
Nader taken van de Voorzitter
Artikel 6
a. De voorzitter leidt de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur.
b. In geval van verhindering wordt hij vervangen door een ander, door de overige bestuursleden aangewezen, lid van het Dagelijks Bestuur.
c. De voorzitter draagt zorg voor een zo goed mogelijk voorbereide en toegelichte agenda en zorgt voor de orde en het goede verloop van de vergaderingen.
Besluitvorming
Artikel 7
a. De voorzitter bepaalt (art 6.1) ten behoeve van de besluitvorming of het vereiste quorum is gehaald; voor reguliere besluitvorming geldt dat de meerderheid ter vergadering is vertegenwoordigd.
b. Een email aankondiging dat een bestuurder zich laat vervangen door een andere vertegenwoordiger van zijn organisatie wordt beschouwd als een voldoende volmacht. c. De voorzitter kan ook andere vormen van volmachten naar zijn inzicht voorstellen.
Afwijkende besluitvorming
Artikel 8
a. De statuten laten toe (art 6.3) dat in het geval dat alle bestuurders van het bestuur ter vergadering aanwezig zijn ook buitenstatutaire besluiten kunnen worden genomen. In dat geval kan er geen sprake zijn van gevolmachtigde vertegenwoordigers.
b. De statuten staan conform 6.4 toe dat buiten vergadering met algemene stemmen besluiten kunnen worden genomen. Geregeld kan worden dat in de voorafgaande vergadering een procedure wordt afgesproken, onder welke condities een dergelijk besluit wordt genomen.
Taken van de Secretaris
Artikel 9
a. De secretaris notuleert de vergaderingen.
b. De secretaris is belast met de correspondentie van de stichting van en naar derden. Hij stelt de overige leden van het bestuur in kennis van de voor hen relevante ontvangen stukken en informeert bij bestuursvergaderingen het gehele bestuur.
c. Formele (uitgaande) correspondentie wordt indien nodig mede-ondertekend door de voorzitter.
Taken van de Penningmeester
Artikel 10
a. De penningmeester draagt zorg voor het geldelijk beheer van de vereniging.
b. De penningmeester is verplicht op eerste aanvrage van de overige leden van het bestuur inzage te geven in de boeken en verantwoording te doen van de geldmiddelen.
c. De penningmeester stelt namens het bestuur van de stichting het financiële jaarverslag van het afgelopen boekjaar op. Daarnaast stelt hij een begroting op voor het komende boekjaar. 3
d. Binnen het kader van de goedgekeurde begroting kan de penningmeester zelfstandig betalingen verrichten, met dien verstande dat voor uitgaven boven € 250,– per geval de instemming van de overige leden van het Dagelijks Bestuur is vereist en deze in de begroting van het lopende jaar zijn opgenomen. Die instemming is niet nodig voor betalingen in het kader van vastgestelde periodieke betalingen, verzekeringspremies, onkostenvergoedingen, portikosten, abonnementen en soortgelijke kosten, voor zover deze kosten blijven binnen de door de algemene bestuursvergadering vastgestelde begroting.
e. Over niet-begrote uitgaven wordt in de eerstvolgende vergadering van het Algemene Bestuur besloten. d. De periodieke verslaggeving door het bestuur en de daarbij te verlenen decharge is bepaald in artikel 11 van de Statuten.
Eigenaar
Artikel 11 (Nadere uitwerking van art 9 lid 2 tot en met 5 van de Statuten).
a. Onder een eigenaar van een molen wordt verstaan de rechtspersoon of natuurlijk persoon die een molen in juridisch eigendom heeft.
b. Een toegelaten stichting, vereniging en geleding zonder een molen in eigendom heeft géén stemrecht in de eigenarenvergadering.
Eigenarenvergadering (statuten art 9)
a. Alle moleneigenaren van molens in Noord-Holland zullen minimaal twee keer per jaar in vergadering bijeen worden geroepen, gezamenlijk met het algemeen bestuur.
b. De leden van het AB worden gekozen uit de eigenarenvergadering van alle moleneigenaren in Noord-Holland die minimaal tweemaal (St. art 9.6) per jaar bijeenkomt.
c. De leden worden gekozen voor de periode van vier jaren en kunnen tweemaal worden herkozen voor eenzelfde periode.
d. Een moleneigenaar, bijvoorbeeld een gemeente of waterschap, kan een beherende stichting mandateren namens haar op te treden in het algemeen bestuur.
e. De beheerstichting dient dan een schriftelijke verklaring te kunnen overhandigen waaruit de mandatering blijkt.
f. Lid van de stichting de Noord-Hollandse Molenfederatie wordt uitsluitend de eigenaar van de molen. Zij verplichten zich tot het betalen van de contributie.
g. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen private molenstichtingen, verenigingen of personen versus gemeenten of waterschappen.
Stemrecht eigenarenvergadering
a. De eigenarenvergadering kent de volgende categorieën: eigenaren met 1 molen in bezit (categorie 1) eigenaren met ten hoogste 4 molens (categorie 2) eigenaren met ten hoogste 9 molens (categorie 3) eigenaren met ten hoogste 14 molen (categorie 4) en eigenaren met 15 molens of meer (categorie 5).
b. De laagste categorie heeft één stem, en zo verder, de hoogste categorie heeft 5 stemmen.
c. In de bijlage 2 van dit reglement is per toegelaten stichting, vereniging en geleding met molens in eigendom, het stemmenaantal aangegeven.
d. Jaarlijks wordt bijlage 2 in de eigenarenvergadering opnieuw vastgesteld.
In bijlage 1 van dit huishoudelijk reglement is het rooster van aftreden opgenomen en worden de moleneigenaren vermeld.
Vastgesteld in de algemene bestuursvergadering van de Stichting “De Noord-Hollandse Molenfederatie” van 7 oktober 2010.
P.C.Tange, voorzitter
J.M. van der Veen, secretaris
BIJLAGE 1
Rooster van aftreden van het dagelijks bestuur:
| J.M. van der Veen januari 2010 | (wordt niet door AB gekozen) |
| P. Tange januari 2011 | (wordt niet door AB gekozen) |
| E. Busser 5 januari 2012 | (niet herkiesbaar) |
| W. Rol januari 2013 | (herkiesbaar) |
De leden van het AB vertegenwoordigen alle geledingen van de molenwereld in Noord-Holland te weten:
Stichting De Zijper Molens
Molenstichting Alkmaar en omstreken
Stichting De Westfriese Molens
Stichting Schermer Molens
Vereniging De Wieringer Molens
Vereniging De Zaansche Molen
Stichting Uitgeester en Akersloter Molens
Stichting Molens Zuid-Kennemerland (namens de gemeente Haarlem)
De beroepsmatige molenaars
De particuliere molenaars
Het Gilde van Molenaars
Stichting De Medemblikker Meelmolen
Stichting Industrieel Erfgoedpark De Hoop
Vereniging De Hollandsche Molen
Regio Gooi- en Vechtstreek