Artikel 1 Algemene bepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. Statuten: de statuten van de stichting ‘De Noord-Hollandse Molenferatie’ zoals vastgesteld op 24 juni 2024
b. Bestuur: het bestuur van de stichting zoals vermeld in artikel 4 van de statuten
c. Geledingen: de stichting kent vier geledingen, te weten:
I. het bestuur
II. de raad van advies
III. de toegetreden eigenaren
IV. de begunstigers
d. Huishoudelijk reglement: het bestuur is bevoegd om een huishoudelijk reglement op te stellen, conform artikel 12 van de statuten.
e. In artikel 12 van de statuten is uitdrukkelijk bepaald hoe het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld, gewijzigd en beëindigd.
Artikel 2a Toetreding tot de geleding van eigenaren van de stichting
a. Private personen, stichtingen, verenigingen e.d. kunnen een schriftelijk verzoek indienen om toe te kunnen treden tot de geleding van eigenaren.
b. Om tot de geleding van eigenaren te kunnen toetreden dient de verzoeker een molen in juridische eigendom te hebben.
Artikel 2b
a. Eenieder kan zich aanmelden als begunstiger van de stichting.
b. Om als begunstiger geregistreerd te worden wordt van de begunstiger een financiële bijdrage gevraagd, waarvan de hoogte jaarlijks door het bestuur wordt vastgesteld.
c. De begunstiger heeft toegang tot alle activiteiten van de stichting, zoals onder andere de jaarlijkse molencontactdag of workshops/cursussen, ontvangt de nieuwsbrieven van de stichting en kan in brede zin profiteren van – nog nader te ontwikkelen – voordelen voor begunstigers.
Artikel 3 Het bestuur, wijze van benoemen en rooster van aftreden
a. Het bestuur wordt voor de eerste termijn benoemd door de geleding van toegetreden eigenaren.
b. Bij vacatures in het bestuur stelt het bestuur een profielschets voor een nieuw te benoemen kandidaat op, daarbij rekening houdend met het bepaalde in artikel 4, lid 1 van de statuten. Deze profielschets, evenals de uiteindelijke voordracht van een te benoemen kandidaat wordt aan de raad van advies ter advisering voorgelegd.
c. Na ontvangst van dit advies vindt definitieve benoeming plaats. De benoeming dient te worden goedgekeurd door de geleding van toegetreden eigenaren met meerderheid van stemmen.
d. De leden van het bestuur worden benoemd voor een periode van vier jaar en treden af volgens een door het bestuur vast te stellen rooster. Een volgens rooster afgetreden bestuurder is onmiddellijk en onbeperkt herbenoembaar.
Artikel 4 Bestuursvergaderingen
a. Bestuursvergaderingen worden gehouden in overeenstemming met de bepalingen in artikel 5 e.v. van de statuten.
b. Het bestuur komt ten minste zes keer per jaar in vergadering bijeen.
Artikel 5 Bevoegdheden van het bestuur
a. Het bestuur heeft, binnen de bepalingen van de statuten, alle bevoegdheden, voor zover deze op grond van wettelijke of andere bepalingen niet toekomen aan organen buiten de stichting.
b. Bij de jaarlijkse goedkeuring en vaststelling van de balans en de staat van baten en lasten benoemt het bestuur een deskundige die bevoegd is daarover een verklaring van rechtmatigheid en getrouwheid af te geven.
Artikel 6 Nadere taken van de voorzitter
a. De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur en van de eigenaren en treedt tevens als voorzitter op van de jaarlijkse, Noord-Hollandse molencontactdag.
b. In geval van verhindering wordt hij vervangen door een ander bestuurslid.
Artikel 7 Taken van de secretaris
a. De secretaris stelt de agenda van de (bestuurs)vergaderingen op en maakt hiervan een verslag op hoofdlijnen.
b. De secretaris is belast met de correspondentie van de stichting van en naar de andere geledingen van de stichting en derden. Hij stelt de overige leden van het bestuur in kennis van de voor hen relevante stukken en informeert zo nodig de andere geledingen.
c. De secretaris stelt namens het bestuur van de stichting het inhoudelijke jaarverslag op.
Artikel 8 Taken van de penningmeester
a. De penningmeester draagt zorg voor het geldelijk beheer van de stichting
b. De penningmeester is verplicht op eerste aanvraag van de overige leden van het bestuur inzage te geven in de boeken en verantwoording af te leggen over de stand van de geldmiddelen.
c. De penningmeester stelt namens het bestuur van de stichting het financiële jaarverslag van het afgelopen boekjaar en een begroting voor het komende boekjaar op, zoals vastgelegd in artikel 11 van de statuten. Bij vaststelling van het financiële jaarverslag verleent het bestuur hierbij tevens decharge aan de penningmeester.
d. Binnen het kader van de goedgekeurde begroting kan de penningmeester zelfstandig betalingen verrichten.
e. Over niet begrote uitgaven wordt in de eerstvolgende vergadering van het bestuur besloten.
Artikel 9 Raad van advies
1. Samenstelling en benoeming
a. Op voordracht van en uit de geleding van toegetreden eigenaren kiest het bestuur een raad van advies.
b. De raad van advies bestaat uit tenminste drie en ten hoogste vijf leden.
c. De leden van de raad van advies worden benoemd voor een periode van 4 jaar en zijn, na afloop van deze termijn, terstond en onbeperkt herbenoembaar.
2. Vergaderingen
a. De raad van advies vergadert zo vaak als hij dit nodig acht, dan wel op verzoek van de voorzitter of één der leden.
3. Taken en bevoegdheden
a. De raad van advies ondersteunt het bestuur van de stichting met gevraagd en ongevraagd advies.
b. De raad van advies wordt door het bestuur in de gelegenheid gesteld om advies uit te brengen over de vaststelling van het beleidsplan, de jaarrekening en de begroting, een wijziging van de statuten, ontbinding dan wel fusie van de stichting en de benoeming van bestuursleden.
c. De raad van advies is belast met het, minimaal twee keer per jaar, bijeenroepen van de vergadering van de geleding van eigenaren.
Artikel 10 De eigenaren
a. Eigenaar van een molen is de rechtspersoon of de natuurlijke persoon die een molen in juridische eigendom heeft.
b. Toegetreden eigenaren van vijf of meer molens hebben in de vergadering van eigenaren twee vertegenwoordigers, met elk een stem.
c. Een toegetreden eigenaar verplicht zich tot het betalen van een contributie waarvan de hoogte door het bestuur jaarlijks wordt vastgesteld. Er wordt daarbij geen onderscheid gemaakt tussen private en publiekrechtelijke eigenaren.
d. De toegetreden eigenaren dienen, bij meerderheid van stemmen, goedkeuring te verlenen aan de benoeming van leden van het bestuur.
e. De toegetreden eigenaren dragen leden voor aan het bestuur die in de raad van advies kunnen worden benoemd. Daarnaast stellen de toegetreden eigenaren een voordracht op ter vervulling van een in die raad ontstane vacature.
f. De toegetreden eigenaren worden door de raad van advies periodiek, maar minimaal twee keer per jaar, geraadpleegd over lopende vraagstukken en ook overigens geïnformeerd over de gang van zaken binnen de stichting.
g. Derden kunnen, daartoe uitgenodigd, de vergaderingen van de toegetreden eigenaren bijwonen als toehoorder.
Artikel 11 Evaluatie
Dit huishoudelijk reglement wordt tweejaarlijks geëvalueerd. Het bestuur neemt daartoe het initiatief, voor het eerst in 2027.
Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van stichting ‘De Noord-Hollandse Molenfederatie”, bijeen op ..-..-2024 in ………………………
Handtekening voorzitter Handtekening secretaris
De heer Peter Tange De heer Gerard van Beusekom