INLEIDING
De Noord-Hollandse Molenfederatie verwerkt persoonsgegevens. In dit privacystatement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de vereniging. De Noord-Hollandse Molenfederatie wil voldoen aan de geldende wetgeving ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. Met ingang van 25 mei 2018 is dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam, (mail)adres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een individu herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Wanneer anderen die persoonsgegevens in bezit hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.
Het beschermen van ieders privacy is een onderwerp waar de laatste jaren in toenemende mate aandacht voor is. In het digitale tijdperk, waarin het uitwisselen van informatie op grote schaal een peulenschil is geworden, is het goed om alert te zijn op misbruik van persoonsgegevens. Dat geldt ook voor de Noord-Hollandse Molenfederatie. Met ingang van 25 mei 2018 is een nieuwe wet van kracht: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is Europese wetgeving die de in 2001 ingevoerde Wet bescherming persoonsgegevens vervangt. In dit privacystatement geven wij aan hoe de Noord-Hollandse Molenfederatie voldoet aan de wetgeving.
BIJZONDERE PERSOONSGEGEVENS
De Noord-Hollandse Molenfederatie verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is, zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d.
WAAROM GEGEVENSBESTANDEN
De Noord-Hollandse Molenfederatie verzamelt persoonsgegevens om de volgende redenen:
- het bijhouden van een ledenbestand
- het bijhouden van contactgegevens molenorganisatie en hun bestuursleden
- het rondsturen van digitale informatie (zoals een nieuwsbrief; informatie mail over molenactiviteiten)
- het bevorderen van de samenwerking tussen molenorganisaties door het uitwisselen van contactgegevens tussen leden
- het organiseren van activiteiten en het versturen van uitnodigingen daarvoor
- het organiseren van vergaderingen, seminars of workshops
- het beheer van fondsen en de besteding daarvan
LEDENADMINISTRATIE
Voor de ledenadministratie worden verzameld: de betrokken (molen-)organisatie, naam, , adres en woonplaatsgegevens, alsmede telefoonnummer(s) en e-mail adres van betrokken bestuursleden. Tevens wordt erin bijgehouden of men een nieuwsbrief of informatie over activiteiten wenst te ontvangen. Tot slot wordt in de ledenadministratie bijgehouden wanneer met lid is geworden en wanneer het lidmaatschap is beëindigd.
De ledenadministratie wordt beheerd door de ledenadministrateur, thans de secretaris. Toegang tot de ledenadministratie hebben de bestuursleden. De ledenadministratie is een digitaal bestand, waarvan het moederbestand zich op de computer van de ledenadministrateur bevindt. Deze computer is beveiligd met up-to-date antivirus software. De secretaris houdt een kopie van het volledige ledenbestand aan (back-up).
De verwerkingen die plaatsvinden in de ledenadministratie betreffen:
- inschrijven
- adreswijziging
- uitschrijving
- wel/niet nieuwsbrief
Contactgegevens uit de ledenadministratie kunnen worden gedeeld met de leden die zitting hebben in het Algemeen Bestuur. Het betreft dan alleen leden, die daartoe toestemming hebben gegeven. De gegevens die gedeeld worden zijn (molen-)organisatie, naam, adres, postcode en woonplaats en contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres).
Nieuwe leden worden in het aanmeldformulier gevraagd of zij een nieuwsbrief of informatie over activiteiten via e-mail willen ontvangen. Tevens wordt gevraagd of zij er bezwaar tegen hebben dat hun contactgegevens worden gedeeld met andere leden. Bestaande leden zullen eenmalig alsnog gevraagd worden of zij een nieuwsbrief of informatie over activiteiten willen ontvangen; dit zal om efficiencyredenen geschieden bij de contributieaanschrijving van 2021.
Leden kunnen de informatie over hen in de ledenadministratie is opgeslagen opvragen of laten wijzigen. Dit kunnen zij doen door een mail of brief te sturen aan de secretaris.
Gegevens over leden worden verwijderd uit de ledenadministratie 2 jaar na beëindiging van het lidmaatschap en nadat de jaarrekening door de Algemene Ledenvergadering is goedgekeurd, tenzij er sprake is van een betalingsachterstand van de contributie. Bij een betalingsachterstand worden de gegevens pas verwijderd na de betaling of na het royement van het lid.
DEBITEURENADMINISTRATIE
De debiteurenadministratie wordt bijgehouden door de penningmeester. De debiteurenadministratie ontleent de basisgegevens (organisatie, naam contactpersoon en adres incl emailadres) aan de ledenadministratie. In de debiteurenadministratie wordt de inning van de contributie geadministreerd als onderdeel van de financiële administratie.
CONTACTGEGEVENS TBV ACTIVITEITEN
De contactgegevens van personen en organisaties worden verzameld en bijgehouden om op adequate wijze te kunnen communiceren met en tussen molenorganisaties, leden en deelnemers aan activiteiten. Daarnaast wordt bijgehouden of betalingen voor activiteiten zijn voldaan. Tevens worden gegevens verzameld benodigd voor het beheer van fondsen (zoals het Weidemolenfonds). Bij aanmelding voor activiteiten of een aanvraag voor een bijdrage uit een door de Noord-Hollandse Molenfederatie beheerd fonds, dient men akkoord te gaan met registratie van gegevens.
De gegevens, die in dit kader kunnen worden verzameld, zijn naam, (molen-)organisatie, naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer(s), geboortedatum, bankrekeningnummer en al dan niet gedane betalingen
De contactgegevens worden beheerd door de secretaris. De contactgegevens is een digitaal bestand, waarvan het moederbestand zich op de computer van de secretaris bevindt. Deze computer is beveiligd met up-to-date antivirus software.
De contactgegevens kunnen worden gedeeld via e-mail of andere digitale media met andere leden van het dagelijks bestuur of personen belast met het organiseren van activiteiten dan wel het beheer van fondsen.
Deelnemers of aanvragers kunnen de informatie over hen in de contactgegevens opvragen of laten wijzigen. Dit kunnen zij doen door een mail of brief te sturen aan de secretaris.
Contactgegevens van deelnemers aan activiteiten of aanvragers maximaal 5 jaar bewaard. Gegevens van aanvragers voor een bijdrage uit fondsen worden 7 jaar bewaard.
OVERDRACHT VAN GEGEVENS
Personen die hun eigen persoonsgegevens willen meenemen naar een andere organisatie dienen zichzelf aan te melden bij die organisatie. De stichting zal nimmer gegevens overdragen aan derden.
Gegevens van oud-leden worden uiterlijk twee jaar na het beëindigen van het lidmaatschap uit de actieve ledenadministratie verwijderd (tenzij een oud-lid al eerder heeft aangegeven dat zijn persoonsgegevens verwijderd dienen te worden uit de actieve ledenadministratie).
Verwijdering betreft uitsluitend de digitale administratie. In de papieren archieven van de stichting (notulen, molenaarsovereenkomsten en huurcontracten, donateurslijsten etc.) blijft deze informatie behouden.
GEBRUIK VAN FOTO’S EN PERSOONSGEGEVENS (SOCIALE) MEDIA
De stichting vraagt altijd toestemming aan betrokkenen om deze personen te mogen fotograferen en/of de foto’s te gebruiken voor communicatiedoeleinden, zoals publicatie op de website, de Facebookpagina, voor gebruik in publicaties en voor gebruik in folders of op posters.
Op de website www.nhmolenfederatie.nl staan alleen persoonsgegevens van bestuursleden. Deze gegevens zijn openbaar. De beheerder van de server waarop de website is ondergebracht zorgt voor adequate en afdoende beveiliging tegen hacken. Op de Facebookpagina Noord-Hollandse Molenfederatie staan alleen persoonsgegevens indien dit voor te organiseren activiteiten nodig is.
VRAGEN, KLACHTEN OF DATALEKKEN
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de Noord-Hollandse Molenfederatie kunt u terecht bij de secretaris.
De Noord-Hollandse Molenfederatie heeft de secretaris aangewezen als functionaris die naleving van de wet- en regelgeving coördineert. De secretaris is tevens het meldpunt voor datalekken. De Aandachtsfunctionaris Gegevensbescherming kunt u bereiken op telefoonnummer 06-2636 5593 of per mail: info@nhmolenfederatie.nl
WIJZIGINGEN PRIVACYBELEID
De Noord-Hollandse Molenfederatie streeft naar een zo actueel mogelijk privacybeleid en behoudt zich daarom het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacystatement. Op de website van de Noord-Hollandse Molenfederatie is altijd het meest recente statement beschikbaar.